Verwaltungen sehen sich einer grundlegenden Herausforderung gegenüber: Wissen ist über viele Systeme, Dokumente und Köpfe verteilt. Inhalte werden uneinheitlich dokumentiert – oder gar nicht. Zusammenhänge zwischen Fachverfahren, Regelwerken und Projekten bleiben oft implizit und sind nur schwer nachvollziehbar. Aus diesem fragmentierten Informationsraum ein konsistentes und belastbares Wissensmanagement aufzubauen ist die eigentliche Herausforderung – und zugleich die Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz von KI. Viele aktuelle KI-Ansätze setzen jedoch genau hier nicht an, da sie auf vorhandene Inhalte zugreifen, ohne deren Struktur nachhaltig zu verbessern. Ohne strukturierte Wissensbasis bleibt jede KI wirkungslos. Der Vortrag zeigt, wie Verwaltungen schrittweise eine Wissensplattform aufbauen können, die Informationen aktiv strukturiert, verknüpft und weiterentwickelt, statt sie nur zugänglich zu machen. Dadurch werden Entscheidungen beschleunigt, Wissen organisationsweit verfügbar gemacht und die Abhängigkeit von einzelnen Personen reduziert. Gleichzeitig sinkt der Suchaufwand, die Transparenz steigt und die Entscheidungsgrundlagen für Führung und Management werden spürbar verbessert.